Διαχείριση Κινδύνου Έργου - Μάθετε πώς να μετριάσετε τους κινδύνους

Ένας κίνδυνος είναι μια αβεβαιότητα που δεν μπορεί να αποφευχθεί, αλλά σίγουρα μπορεί να αντιμετωπιστεί. Η διαχείριση του κινδύνου είναι πολύ σημαντική ειδικά όταν πρόκειται καθώς ο κίνδυνος μπορεί να επηρεάσει το έργο σας θετικά ή αρνητικά. Σε κάθε περίπτωση όμως, το τελικό αποτέλεσμα θα αποκλίνει από αυτό που έχετε υποσχεθεί. Έτσι, η διαχείριση κινδύνων έργου γίνεται ζωτική δεξιότητα που πρέπει να διαθέτει κάθε διαχειριστής έργου για να εξασφαλίσει την επιτυχία των έργων τους. Σε αυτό το άρθρο σχετικά με τη διαχείριση κινδύνων έργου, θα σας δώσω μια πλήρη εικόνα για τον τρόπο χειρισμού και διαχείρισης των κινδύνων σε ένα έργο.

Ακολουθούν τα θέματα που θα καλύψω ως μέρος της διαχείρισης κινδύνου έργου:

• Εισαγωγή στη Διαχείριση Κινδύνου Έργου
• Ανάγκη για Διαχείριση Κινδύνου Έργου
• Πλαίσιο Διαχείρισης Κινδύνου Έργου
• Εργαλεία διαχείρισης κινδύνου έργου

Εάν θέλετε να κυριαρχήσετε τις έννοιες της διαχείρισης έργων και να γίνετε διαχειριστής έργου, μπορείτε να δείτε τον εκπαιδευτή μας όπου αυτά τα θέματα καλύπτονται σε ευρύτερο εύρος.

πώς να χρησιμοποιήσετε έναν επαναληπτικό

Προς το παρόν, ας ξεκινήσουμε με το άρθρο μας.

Διαχείριση Κινδύνου Έργου

Ένας κίνδυνος είναι μια απόκλιση αβεβαιότητας που μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα αποτελέσματα. Σε ένα πλαίσιο διαχείρισης έργου, εάν αυτοί οι κίνδυνοι γίνουν πραγματικότητα, τότε ταξινομούνται ως «ζητήματα» που πρέπει να αντιμετωπιστούν. Η εμφάνιση κινδύνων σε οποιοδήποτε έργο μπορεί να αφήσει θετική ή αρνητική επίδραση στους στόχους του. Για την αποφυγή κάθε είδους απώλειας ή διαταραχής, γίνεται αναπόσπαστο μέρος όλων δουλειά για να έχει ένα κατάλληλο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου. Η διαχείριση κινδύνου έργου αναφέρεται στη διαδικασία όπου ένας διαχειριστής έργου προσπαθεί να εντοπίσει πιθανούς κινδύνους εκ των προτέρων, να τους αναλύσει και στη συνέχεια να λάβει τις κατάλληλες προφυλάξεις που θα βοηθήσουν στη μείωση ή τον περιορισμό του κινδύνου. Τώρα, ενδέχεται να προκύψουν κίνδυνοι σε οποιοδήποτε σημείο του και εκτελώντας την κατάλληλη διαχείριση κινδύνων, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι το έργο σας παραμένει σε καλό δρόμο και ανταποκρίνεται στον στόχο του.

Εξετάζοντας βαθύτερα τη διαχείριση κινδύνου έργου, ένας διαφορετικός τύπος έργου μπορεί να σημαίνει διαφορετικά πράγματα. Για παράδειγμα, οι στρατηγικές διαχείρισης κινδύνων έργων μεγάλης κλίμακας ενδέχεται να διαφέρουν από αυτές των μικρότερων.Μπορεί να έχουν ένα λεπτομερές σχέδιο για κάθε κίνδυνο για να διασφαλίσουν ότι οι στρατηγικές μετριασμού είναι πάντοτε ευθυγραμμισμένες και ευθυγραμμισμένες, σε περίπτωση που προκύψουν τα ζητήματα. Ενώ, για μικρότερα έργα, το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων είναι πιο απλό. Θα έχουν ένα απλό σχέδιο με τις εργασίες να οργανώνονται κατά φθίνουσα σειρά της προτεραιότητάς τους στο έργο.

Νομίζω ότι με αυτό είστε ξεκάθαροι με το τι είναι πραγματικά η διαχείριση κινδύνων έργου. Τώρα, ας προχωρήσουμε περαιτέρω σε αυτό το άρθρο και καταλάβουμε γιατί η διαχείριση κινδύνων είναι τόσο σημαντική.

Ανάγκη για Διαχείριση Κινδύνου Έργου

Όπως έχω ήδη αναφέρει, η διαχείριση κινδύνων έργου βοηθά στην πρόβλεψη και τον μετριασμό των κινδύνων που βοηθούν στην αποφυγή κάθε είδους απώλειας ή σύγκρουσης στο έργο. Αλλά το πεδίο της διαχείρισης κινδύνων δεν τελειώνει εδώ. Υπάρχουν πολύ περισσότερα οφέλη που μπορούν να αλλάξουν το πλήρες αποτέλεσμα ενός έργου. Παρακάτω παραθέτω μερικά από αυτά:

• Αξιολόγηση προβληματικών περιοχών

  Ένα λεπτομερές σχέδιο διαχείρισης κινδύνου του έργου θα σας δώσει μια σαφή εικόνα του έργου σας και των προβληματικών τομέων σε αυτό. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να στρέψετε την προσοχή σας στους αδύναμους συνδέσμους του έργου, να πραγματοποιήσετε υγειονομικούς ελέγχους, αξιολογήσεις από ομοτίμους και ελέγχους για να διατηρήσετε την απόδοση του έργου.

• Λιγότερες εκπλήξεις
  

Τα σχέδια διαχείρισης κινδύνου σας δίνουν έγκαιρη προειδοποίηση για πιθανούς κινδύνους ή ζητήματα. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στην ομάδα να προετοιμαστεί και να λάβει τα απαραίτητα μέτρα για να μετριάσει τα προβλήματα προτού κλιμακωθούν σε σοβαρά ζητήματα και προκαλέσουν οποιαδήποτε μη αναστρέψιμη βλάβη.

• Καλύτερη λήψη αποφάσεων

Με πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους εκ των προτέρων, η ανώτερη διοίκηση είναι σε θέση να λαμβάνει καλύτερες και αποτελεσματικές αποφάσεις. Θα έχουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τον κίνδυνο μέσω ενός ταμπλό που θα τους παρέχει συνεχώς τα πιο πρόσφατα δεδομένα.

• Βελτιωμένη επικοινωνία

Η αποτελεσματική διαχείριση κινδύνων ενισχύει τη ροή της επικοινωνίας. Με τους κινδύνους που εντοπίστηκαν εκ των προτέρων, ανοίγει το σημείο συζήτησης μεταξύ της εμπλεκόμενης ομάδας. Όλες οι ομάδες για να ενώσουν το μυαλό τους και να μιλήσουν για τις προβληματικές περιοχές και να χειριστούν τις αιτίες τους και όχι να κατηγορήσουν η μία την άλλη μετά το κακό.

• Ακριβείς εκτιμήσεις προϋπολογισμού

Με τη διαχείριση κινδύνων έργου αντιστοιχισμένη στο χρονοδιάγραμμα και τον προγραμματισμό κόστους, θα είστε σε θέση να προβλέψετε τα πιθανά προβλήματα. Αυτό θα σας βοηθήσει να διαγράψετε έναν προσωρινό προϋπολογισμό για καθέναν από τους τομείς, όπως κόστος, χρόνος, πόρος κ.λπ. με αποτέλεσμα λιγότερη σπατάλη και καλύτερη ποιότητα.

• Αυξημένο ποσοστό επιτυχίας έργου

Με ένα αποτελεσματικό σχέδιο διαχείρισης κινδύνου ενσωματωμένο στο δικό σας , ενισχύει τη νοοτροπία ολόκληρης της ομάδας καθώς γνωρίζουν ότι οι κίνδυνοι διαχειρίζονται ενεργά και υπάρχει πολύ λιγότερη πιθανότητα αποτυχίας.

• Εστιασμένες ομάδες

Γνωρίζοντας το γεγονός ότι οι κίνδυνοι παρακολουθούνται και διαχειρίζονται ενεργά, οι ομάδες μπορούν να επικεντρωθούν περισσότερο στις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Όχι μόνο αυτό, η διαχείριση κινδύνου επισημαίνει τους προβληματικούς τομείς ενός έργου, έτσι ώστε οι ομάδες να μπορούν να τις αντιμετωπίσουν γρήγορα διασφαλίζοντας την επιτυχία του έργου.

• Εκκαθάριση κλιμακώσεων κινδύνου

Ένα συστηματικό σχέδιο διαχείρισης κινδύνων θα σας δώσει μια σωστή ιδέα για το πότε ένας κίνδυνος πρέπει να κλιμακωθεί στο ανώτερο επίπεδο για συμβουλές και ενέργειες. Αυτό θα βοηθήσει στην ειδοποίηση των σωστών ανθρώπων την κατάλληλη στιγμή για ανάλυση και διόρθωση του κινδύνου.

Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με τα οφέλη από την ύπαρξη ενός κατάλληλου σχεδίου διαχείρισης κινδύνων έργου, ας προχωρήσουμε περαιτέρω και να δούμε το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων.

Πλαίσιο Διαχείρισης Κινδύνου Έργου

Το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνου αποτελείται από πέντε διαδικασίες που μπορεί να έχουν διαφορετικές ορολογίες που ποικίλλουν από οργανισμό σε οργανισμό. Παρακάτω έχω αναφέρει λεπτομερώς και τις πέντε διαδικασίες:

1. Αναγνώριση κινδύνου
2. Ποσοτική ανάλυση
3. Ποιοτική ανάλυση
4. Σχεδιάστε απαντήσεις σε κινδύνους
5. Παρακολούθηση και έλεγχος του κινδύνου

Αναγνώριση κινδύνου

Για να επιλύσετε έναν κίνδυνο, είναι πολύ σημαντικό να έχετε πρώτα λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με αυτόν. Τώρα, πώς προσδιορίζετε τον κίνδυνο ενός έργου; Λοιπόν, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορεί να εντοπιστεί ο κίνδυνος. Κάποιοι από αυτούς είναι:

• Επισκόπηση τεκμηρίωσης: Είναι συνήθης πρακτική και χρησιμοποιείται ως επί το πλείστον για τον εντοπισμό κινδύνων με την εξέταση εγγράφων που σχετίζονται με το έργο (διδάγματα, άρθρα, οργανωτικά περιουσιακά στοιχεία κ.λπ.).
• Εγκέφαλος: Είναι ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος σε σύγκριση με το 'Brainstorming' για τη διερεύνηση των προβληματικών περιοχών. Αυτόείναι μια μέθοδος για γρήγοραπαράγονταςιδέες όπου τοστους συμμετέχοντες παρέχονται έγγραφα και τους ζητείται να γράψουν τις ιδέες τους σε αυτό μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο.
• Οριζόντια σάρωση: Αυτή είναι μια τεχνική όπου προσπαθούμε να κοιτάξουμε στο μέλλον για να εντοπίσουμε απειλές ή ευκαιρίες που μπορεί να προκύψουν στο έργο μας.
• Ανάλυση των βαθύτερων αιτίων: Αυτή η διαδικασία χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό των βασικών αιτίων των εντοπισμένων κινδύνων που διερευνώνται περαιτέρω για τον εντοπισμό πρόσθετων κινδύνων.
• Ανάλυση SWOT: Υποστηρίζει δυνατά σημεία, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές. Σε αυτήν την ανάλυση, εντοπίζονται πιθανές αδυναμίες και απειλές για το έργο για τον προσδιορισμό των κινδύνων.
• Ανάλυση λίστας ελέγχου: Αυτή η τεχνική δημιουργεί μια λίστα ελέγχου κατηγοριών κινδύνου που χρησιμοποιούνται για την περαιτέρω παρακολούθηση των πρόσθετων κινδύνων για το έργο.

Μόλις τελειώσετε με τον εντοπισμό των κινδύνων, μπορείτε να προχωρήσετε και να προσδιορίσετε την πιθανότητα εμφάνισής του μετά τις συνέπειές τους. Αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη φύση του κινδύνου και το επίπεδο επιπτώσεων που μπορεί να έχει στους στόχους και τους στόχους του έργου σας. Επιπλέον, κάθε κίνδυνος που προσδιορίζετε πρέπει να καταγράφεται στο Μητρώο Κινδύνων.

Αλλά τώρα πρέπει να σκεφτείτε πώς αναλύετε τους κινδύνους; Λοιπόν, αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας ποιοτική και ποσοτική ανάλυση την οποία θα καλύψω στις προσεχείς ενότητες αυτού του άρθρου.

Ποιοτική ανάλυση

Η ποιοτική ανάλυση είναι μια υποκειμενική ανάλυση όπου οι κίνδυνοι κλιμακώνονται από υψηλό σε χαμηλό με βάση δύο παραμέτρους Πιθανότητα και Επιπτώσεις. Η πιθανότητα είναι οι πιθανότητες εμφάνισης ενός κινδύνου και ο αντίκτυπος είναι ο βαθμός επίδρασης που μπορεί να προκαλέσει στο έργο σας. Το παρακάτω γράφημα αντιπροσωπεύει, την κλίμακα του κινδύνου με βάση την πιθανότητα και τον αντίκτυπο.

Ποσοτική ανάλυση

Η ποσοτική ανάλυση εστιάζεται περισσότερο στον υπολογισμό των αριθμητικών τιμών της πιθανότητας κινδύνου και του αντίκτυπου. Αυτό μπορεί να αναλυθεί με διάφορες τεχνικές όπως αναμενόμενη νομισματική αξία, ανάλυση ευαισθησίας, δέντρα αποφάσεων, ιστορικά δεδομένα, κρίση εμπειρογνωμόνων, συνέντευξη κ.λπ. Αυτό θα βοηθήσει την ομάδα διαχείρισης του έργου στην ταξινόμηση των εργασιών με βάση την προτεραιότητά τους.

Σχεδιάστε απαντήσεις σε κινδύνους

Τώρα που γνωρίζετε ποιοι είναι οι κίνδυνοι που ενδέχεται να εμφανιστούν στο έργο σας, πρέπει να αποφασίσετε για ένα σχέδιο που θα αναφέρει τι θα κάνετεκάθε κίνδυνος, γνωστότερος ως σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Σημειώστε ότι το σχέδιο έκτακτης ανάγκης σας θα ευθυγραμμιστεί και θα ενσωματωθεί στο δικό σας . Επομένως, πρέπει να έχετε έναν προσωρινό προϋπολογισμό για χρόνο, πόρους και χρήματα. Ωστόσο, όσο προσπαθείτε, δεν υπάρχει τίποτα όπως το τέλειο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου που δεν απαιτεί επαναλήψεις. Μόλις θέσετε σε εφαρμογή το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων, θα καταλήξετε σε ένα άλλο σχέδιο για να επαληθεύσετε ότι δεν εισήχθησαν νέοι κίνδυνοι. Επομένως, αυτή η φάση συνεχίζεται μέχρι το τέλος, και μέχρι το τέλος του έργου, ενδέχεται να μείνετε ακόμα μερικοί δευτερογενείς ή υπολειπόμενοι κίνδυνοι.

Κίνδυνοι παρακολούθησης και ελέγχου

Η εργασία σας δεν τελειώνει με την εφαρμογή του σχεδίου διαχείρισης κινδύνων. Επειδή οι κίνδυνοι δεν είναι στατικοί και έχουν την τάση να μετασχηματίζονται, να εξελίσσονται, να επανεμφανίζονται ή να δημιουργούνται σε οποιοδήποτε σημείο του κύκλου ζωής του έργου, πρέπει να τους παρακολουθείτε συνεχώς. Ένας από τους εύκολους τρόπους για να γίνει αυτό είναι να ελέγχετε περιοδικά το μητρώο κινδύνων που περιέχει το αρχείο καταγραφής όλων των αναγνωρισμένων κινδύνων. Πρέπει να παρακολουθείτε στενά την πρόοδο του έργου σας και να εντοπίζετε την πιθανότητα πιθανών κινδύνων. Το σχέδιο απόκρισης κινδύνου θα θεωρείται επιτυχημένο και αποτελεσματικό μόνο εάν ξεκινά κάθε φορά που υπάρχει κίνδυνος. Αλλά μπορεί πάντα να υπάρχουν εξαιρετικές περιπτώσεις, όπου το πρόγραμμα έκτακτης ανάγκης σας δεν λειτουργεί. Σε τέτοιου είδους καταστάσεις, πρέπει να έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο για να ετοιμάσετε το μανίκι σας, γνωστότερο ως το σχέδιο Fallback Αυτό θα σας δώσει διπλή ασφάλεια έναντι των κινδύνων και θα μειώσετε το ποσοστό απώλειας στο ελάχιστο.

Έτσι, αυτό αφορούσε τη διαδικασία διαχείρισης κινδύνων. Αφού μάθετε για την πλήρη διαδικασία, ίσως σκεφτείτε ότι η διαχείριση κινδύνου είναι μια πολύπλοκη και παρατεταμένη διαδικασία. Λοιπόν, για να σας πω την αλήθεια, είναι πραγματικά και για έναν διαχειριστή έργου, γίνεταιπολύ δυσκίνητο για να το χειριστεί μόνος του. Εδώ εμφανίζονται διάφορα εργαλεία διαχείρισης κινδύνου και σώζουν τον διαχειριστή του έργου από όλες αυτές τις ταλαιπωρίες.

Εργαλεία διαχείρισης κινδύνου έργου

Σύμφωνα με μια έρευνα που διενήργησε το PMI, υπάρχουν σχεδόν το 86% των οργανισμών, ανεξάρτητα από το μέγεθος και τη βιομηχανία, που χρησιμοποιούν μεθόδους διαχείρισης κινδύνου. Με τις εξελίξεις στην τεχνολογία και τα πάντα ψηφιακά, οι διαχειριστές έργων έχουν αρχίσει να ενσωματώνουν ψηφιακά εργαλεία / λογισμικό διαχείρισης κινδύνου στη διαχείριση του έργου τους. Παρακάτω παραθέτω τα πιο προτιμώμενα εργαλεία από τους διαχειριστές έργων σε όλο τον κόσμο:

• nTask

Το nTask είναι ένα πλήρες εργαλείο διαχείρισης έργου που επιτρέπει την αποτελεσματική αναφορά κινδύνων, την εύκολη ορατότητα, τον υπολογισμό της ακριβούς επίδρασης κινδύνου, την αυτόματη δημιουργία περίληψης πινάκων κινδύνου κ.λπ.

• Λύσει

Το Resolver επικεντρώνεται κυρίως στο έργοφάσεις σχεδιασμού και προετοιμασίας κινδύνων και ενσωματώνει οφέλη όπως αποτελεσματική αξιολόγηση, προσαρμόσιμες αναφορές, πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, διαχείριση συμβάντων, ανάλυση προτεραιότητας κινδύνου, απογραφή ανάκτησης κινδύνων, διαχείριση απόκρισης κινδύνου κ.λπ.

def __init__ στο python

• TimeCamp

Το TimeCamp βασικά είναι ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου που παρέχει δυνατότητες όπως προσδιορισμό πιθανών χρηματοοικονομικών κινδύνων, αξιολόγηση κινδύνου διαχείρισης χρόνου, περιορισμός κινδύνων κλπ.

• πλήρης

Το Integrum θεωρείται ένα από τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης κινδύνων που εστιάζουν κυρίως στην υγεία και την ασφάλεια ενός έργου. Παρέχει οφέλη όπως αναγνώριση κινδύνου, βελτιστοποίηση επιχειρήσεων, επιχειρηματική ευφυΐα κ.λπ.

• Qualys

Το Qualys είναι ένα προηγμένο εργαλείο διαχείρισης κινδύνων που προσφέρει οφέλη όπως σάρωση ευπάθειας, σάρωση κακόβουλου λογισμικού και ανίχνευση, προστασία από απειλές κ.λπ.

Αυτό μας φέρνει στο τέλος αυτού του άρθρου σχετικά με τη διαχείριση κινδύνου έργου. Αυτό το ιστολόγιο κάλυψε μόνο μία διαδικασία που εμπλέκεται στη διαχείριση έργων. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για ή μπορείτε να ελέγξετε και τα άλλα άρθρα μου.

Αν βρήκατε αυτό το «Project Risk Management» Σχετικό άρθρο, δείτε το από την Edureka, μια αξιόπιστη διαδικτυακή εταιρεία εκμάθησης με δίκτυο περισσότερων από 250.000 ικανοποιημένων μαθητών σε όλο τον κόσμο.

Έχετε μια ερώτηση για εμάς; Παρακαλώ αναφέρετέ το στην ενότητα σχολίων αυτού Άρθρο Διαχείρισης Κινδύνου Έργου και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας.