Είναι πολύ ωραίο να διαχειρίζεστε τεράστια δεδομένα με λίγα μόνο κλικ και Προέχω είναι σίγουρα το ένα εργαλείο που θα σας επιτρέψει να το κάνετε αυτό. Σε περίπτωση που εξακολουθείτε να μην γνωρίζετε τα μαγικά κόλπα του Excel, ακολουθεί ένα σεμινάριο Advanced Excel για να σας βοηθήσει να μάθετε το Excel σε βάθος.
Ρίξτε μια ματιά σε όλα τα θέματα που συζητούνται σε αυτό το άρθρο:
- Ασφάλεια
- Θέματα MS Excel
- Πρότυπα
- Γραφικά
- Επιλογές εκτύπωσης
- Πίνακες δεδομένων
- Διαγράμματα
- Συγκεντρωτικοί πίνακες
- Συγκεντρωτικά διαγράμματα
- Επικύρωση δεδομένων
- Φιλτράρισμα δεδομένων
- Ταξινόμηση δεδομένων
- Διασταυρούμενη αναφορά στο Excel
- Μετάφραση γλώσσας
Λοιπόν, εδώ είναι η πρώτη και η πιο σημαντική πτυχή που πρέπει να γνωρίζετε σε αυτό το Advanced Excel Tutorial.
Ασφάλεια
Το Excel παρέχει ασφάλεια σε 3 επίπεδα:
- Επίπεδο αρχείου
- Επίπεδο φύλλου εργασίας
- Επίπεδο βιβλίου εργασίας
Ασφάλεια σε επίπεδο αρχείου:
Η ασφάλεια σε επίπεδο αρχείου αναφέρεται στην ασφάλεια του αρχείου Excel χρησιμοποιώντας έναν κωδικό πρόσβασης, ώστε να αποτρέπεται από το άνοιγμα και την τροποποίησή του από άλλους. Για να προστατέψετε ένα αρχείο Excel, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1: Κάντε κλικ στο Αρχείο αυτί
2: Επιλέξτε το Πληροφορίες επιλογή
3: Επιλέξτε Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας επιλογή
4: Από τη λίστα, επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης επιλογή
5: Εισαγάγετε ένα Κωδικός πρόσβασης στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται
6: Εισέρχομαι πάλι τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει
Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία κατά την εισαγωγή κωδικών πρόσβασης:
- Μην ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, καθώς δεν υπάρχει διαθέσιμη ανάκτηση κωδικού πρόσβασης στο Excel
- Δεν επιβάλλονται περιορισμοί, αλλά, οι κωδικοί πρόσβασης Excel είναι πεζών-κεφαλαίων
- Αποφύγετε τη διανομή αρχείων που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης με ευαίσθητες πληροφορίες, όπως τραπεζικά στοιχεία
- Η προστασία ενός αρχείου με κωδικό πρόσβασης δεν θα προστατεύει απαραίτητα κακόβουλες δραστηριότητες
- Αποφύγετε την κοινή χρήση των κωδικών πρόσβασης
Ασφάλεια σε επίπεδο φύλλου εργασίας:
Για να προστατεύσετε τα δεδομένα που υπάρχουν σε ένα φύλλο εργασίας από την τροποποίηση, μπορείτε να κλειδώσετε τα κελιά και, στη συνέχεια, να προστατεύσετε το φύλλο εργασίας σας. Όχι μόνο αυτό, μπορείτε επίσης να επιτρέψετε ή να απαγορεύσετε επιλεκτικά την πρόσβαση σε συγκεκριμένα κελιά του φύλλου σας σε διάφορους χρήστες. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα φύλλο που περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με τις πωλήσεις για διαφορετικά προϊόντα, και κάθε προϊόν διαχειρίζεται από διαφορετικά άτομα. Μπορείτε να επιτρέψετε σε κάθε προσωπικό πωλήσεων να τροποποιεί τις λεπτομέρειες μόνο του προϊόντος για το οποίο είναι υπεύθυνος και όχι των άλλων.
Για την προστασία του φύλλου εργασίας σας πρέπει να ακολουθήσετε 2 βήματα:
1: Ξεκλειδώστε κελιά που μπορούν να επεξεργαστούν οι χρήστες
- Στο φύλλο που θέλετε να προστατεύσετε, επιλέξτε όλα τα κελιά που μπορούν να επεξεργαστούν οι χρήστες
- Ανοίξτε το παράθυρο γραμματοσειράς που υπάρχει στην καρτέλα Αρχική σελίδα
- Επιλέξτε Προστασία
- Καταργήστε την επιλογή Κλειδωμένη επιλογή
2: Προστασία του φύλλου εργασίας
- Για να προστατέψετε το φύλλο, κάντε κλικ στο Ανασκόπηση και στη συνέχεια επιλέξτε το Προστατέψτε το φύλλο επιλογή
- Θα δείτε το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου
- Από το ' Να επιτρέπεται σε όλους τους χρήστες αυτού του φύλλου εργασίας Επιλογή, επιλέξτε οποιοδήποτε από τα στοιχεία που θέλετε
- Δώστε κάποιο κωδικό πρόσβασης της επιλογής σας και κάντε κλικ στο OK (Η ρύθμιση ενός κωδικού πρόσβασης είναι προαιρετική)
Αποσύνδεση φύλλου εργασίας:
Σε περίπτωση που θέλετε να προστατεύσετε το φύλλο, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας το Αποπροστασία φύλλου εργασίας επιλογή από το Ανασκόπηση αυτί. Σε περίπτωση που έχετε καθορίσει οποιονδήποτε κωδικό πρόσβασης ενώ προστατεύετε το φύλλο, το Excel θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον ίδιο για να μην προστατεύσετε το φύλλο.
Ασφάλεια σε επίπεδο βιβλίου εργασίας:
Η ασφάλεια σε επίπεδο βιβλίου εργασίας θα σας βοηθήσει να αποτρέψετε άλλους χρήστες από την προσθήκη, τη διαγραφή, την απόκρυψη ή τη μετονομασία των φύλλων σας. Δείτε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τα βιβλία εργασίας σας στο Excel:
ένας: Από το Ανασκόπηση καρτέλα, επιλέξτε Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας επιλογή, θα δείτε το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου:
2: Εισαγάγετε μερικά Κωδικός πρόσβασης της επιλογής σας και κάντε κλικ στο Εντάξει (Αυτό είναι προαιρετικό, εάν δεν εισαγάγετε κωδικό πρόσβασης, οποιοσδήποτε μπορεί να προστατεύσει το βιβλίο εργασίας σας)
3: Εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο Εντάξει
Όταν το βιβλίο εργασίας σας προστατεύεται, θα δείτε ότι η επιλογή Protect Workbook θα επισημανθεί όπως φαίνεται παρακάτω:
Επίσης, εάν κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα φύλλα, θα δείτε ότι όλες οι επιλογές όπως Απόκρυψη, Εισαγωγή, Μετονομασία κ.λπ. δεν θα είναι πλέον διαθέσιμες. Ρίξτε μια ματιά στην παρακάτω εικόνα:
Θέματα MS Excel
Το MS Excel παρέχει έναν αριθμό θεμάτων εγγράφων για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε επίσημα έγγραφα. Χρησιμοποιώντας αυτά τα θέματα, θα είναι πολύ εύκολο να εναρμονίσετε διαφορετικές γραμματοσειρές, χρώματα ή γραφικά. Έχετε επίσης την επιλογή είτε να αλλάξετε το πλήρες θέμα είτε μόνο τα χρώματα ή τις γραμματοσειρές, κ.λπ. ανάλογα με την επιλογή σας. Στο Excel, μπορείτε:
- Χρησιμοποιήστε τα τυπικά χρωματικά θέματα
- Δημιουργήστε το θέμα σας
- Τροποποιήστε τη γραμματοσειρά των θεμάτων
- Αλλαγή εφέ
- Αποθηκεύστε το προσαρμοσμένο θέμα σας
Χρησιμοποιήστε τα τυπικά χρωματικά θέματα:
Για να επιλέξετε ένα τυπικό θέμα, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
- Επίλεξε το Διάταξη σελίδας καρτέλα από την Κορδέλα
- Από το Θέματα ομάδα, κάντε κλικ στο Χρωματιστά
- Επιλέξτε οποιοδήποτε χρώμα της επιλογής σας
Η πρώτη ομάδα χρωμάτων που βλέπετε. είναι τα προεπιλεγμένα χρώματα του MS Excel.
Δημιουργήστε το θέμα σας:
Σε περίπτωση που θέλετε να προσαρμόσετε τα δικά σας χρώματα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή χρωμάτων που υπάρχει στο τέλος της αναπτυσσόμενης λίστας που εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα και θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Από το παραπάνω παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε οποιοδήποτε χρώμα της επιλογής σας για τους τόνους, τους υπερσυνδέσμους κ.λπ. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας χρώμα κάνοντας κλικ στο περισσότερα χρώματα επιλογή. Θα μπορείτε να δείτε όλες τις αλλαγές που κάνετε στο Δείγμα παράθυρο που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου που φαίνεται στην παραπάνω εικόνα. Όχι μόνο αυτό, μπορείτε επίσης να δώσετε ένα όνομα στο θέμα που δημιουργείτε στο Ονομα κουτί και Αποθηκεύσετε το. Σε περίπτωση που δεν θέλετε να αποθηκεύσετε καμία από τις αλλαγές που κάνατε, κάντε κλικ στο R υπόθεση και μετά κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε .
Τροποποιήστε τη γραμματοσειρά των θεμάτων:
Όπως ακριβώς μπορείτε να αλλάξετε τα χρώματα των θεμάτων, το Excel σάς επιτρέπει να αλλάξετε τη γραμματοσειρά των θεμάτων. Αυτό μπορεί να γίνει ως εξής:
- Κάντε κλικ στο Διάταξη σελίδας από το Ταινία αυτί
- Ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα του Γραμματοσειρές
- Επιλέξτε οποιοδήποτε στυλ γραμματοσειράς θέλετε
Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα δικά σας στυλ γραμματοσειράς κάνοντας κλικ στην επιλογή Προσαρμογή γραμματοσειρών. θα ανοίξετε το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου όταν κάνετε κλικ σε αυτό:
Δώστε οποιοδήποτε Επικεφαλίδα και Σώμα γραμματοσειράς της επιλογής σας και, στη συνέχεια, δώστε το ένα όνομα. Μόλις γίνει αυτό, κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε .
Αλλαγή εφέ:
Το Excel παρέχει ένα τεράστιο σύνολο εφέ θέματος, όπως γραμμές, σκιές, αντανακλάσεις κ.λπ. που μπορείτε να προσθέσετε. Για να προσθέσετε εφέ, κάντε κλικ στο Διάταξη σελίδας και ανοίξτε το Υπάρχοντα αναπτυσσόμενη λίστα από το Θέματα ομάδα και στη συνέχεια επιλέξτε οποιοδήποτε αποτέλεσμα θέλετε.
Αποθηκεύστε το προσαρμοσμένο θέμα σας:
Μπορείτε να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές που κάνετε αποθηκεύοντας το τρέχον θέμα ως εξής:
1: Κάντε κλικ στο Διάταξη σελίδας , επιλέξτε Θέματα
2: Επιλέξτε το Αποθήκευση τρέχοντος θέματος επιλογή
3: Δώστε ένα όνομα στο θέμα σας στο Ονομα κουτί
4: Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε
Σημείωση: Το θέμα που αποθηκεύετε θα αποθηκευτεί στο φάκελο Θέματα εγγράφων στην τοπική μονάδα δίσκου σε μορφή .thmx.
Πρότυπα
Ένα πρότυπο, γενικά, είναι ένα μοτίβο ή ένα μοντέλο που αποτελεί τη βάση του κάτι. Τα πρότυπα του Excel σάς βοηθούν να αυξήσετε τα ποσοστά παραγωγής σας καθώς σας βοηθούν να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια για τη δημιουργία των εγγράφων σας. Για να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα του Excel, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο Αρχείο, τότε μικρό εκλεκτός Νέος. Εδώ, θα μπορείτε να δείτε έναν αριθμό προτύπων Excel που μπορείτε να επιλέξετε για οποιονδήποτε τύπο εγγράφου όπως ημερολόγια, εβδομαδιαίες αναφορές παρουσίας, απλό τιμολόγιο κ.λπ. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε ένα πρότυπο στο διαδίκτυο. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε το πρότυπο Προσωπικός μηνιαίος προϋπολογισμός, το πρότυπό σας θα φαίνεται όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Γραφικά
Σε αντίθεση με ό, τι πιστεύουν πολλοί άνθρωποι, το Excel δεν σας επιτρέπει μόνο να παίζετε με δεδομένα, αλλά σας επιτρέπει επίσης να προσθέσετε γραφικά σε αυτό. Για να προσθέσετε γραφικά, κάντε κλικ στο Εισάγετε καρτέλα και θα μπορείτε να δείτε διάφορες επιλογές όπως προσθήκη εικόνων, σχημάτων, Συγκεντρωτικών Πινάκων, Συγκεντρωτικά διαγράμματα , Χάρτες κ.λπ.
Εισαγωγή εικόνων:
Σε αυτό το σεμινάριο Advanced Excel, θα σας δείξω όλους πώς να προσθέσετε εικόνες στα έγγραφά σας στο Excel. Πρώτα, κάντε κλικ στο Εισάγετε και μετά ανοίξτε το Εικόνες λίστα, επιλέξτε Εικόνες .
Επιλέξτε οποιαδήποτε εικόνα θέλετε να προσθέσετε στο έγγραφό σας. Στην παρακάτω εικόνα, έχω προσθέσει το λογότυπο του Excel:
ρόλοι και ευθύνες διαχειριστή συστήματος linux
Ομοίως, μπορείτε επίσης να προσθέσετε σχήματα, εικονίδια, SmartArts κ.λπ. στα έγγραφά σας.
Επιλογές εκτύπωσης:
Για να εκτυπώσετε τα φύλλα εργασίας του MS Excel, κάντε κλικ στο Αρχείο και μετά επιλέξτε το Τυπώνω επιλογή. Θα δείτε πολλές επιλογές πριν από την εκτύπωση του εγγράφου που σας επιτρέπει να εκτυπώσετε το έγγραφό σας σε διαφορετικά μοτίβα και διατάξεις. Μπορείτε να αλλάξετε τους προσανατολισμούς σελίδων, να προσθέσετε περιθώρια, να αλλάξετε εκτυπωτές κ.λπ. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό, Κάντε κλικ ΕΔΩ .
Πίνακες δεδομένων
Οι πίνακες δεδομένων στο Excel δημιουργούνται για να πειραματιστούν με διαφορετικές τιμές για ένα τύπος . Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ή δύο μεταβλητούς πίνακες δεδομένων στο Excel. Οι πίνακες δεδομένων είναι ένας από τους τρεις τύπους εργαλείων ανάλυσης What-if που διατίθενται στο Excel.
Σε αυτό το Advanced Excel Tutorial, θα σας δείξω όλους πώς να δημιουργήσετε πίνακες δεδομένων μιας μεταβλητής και δύο μεταβλητών.
Δημιουργία ενός πίνακα μεταβλητών δεδομένων:
Ας πούμε για παράδειγμα ότι αγοράσατε 16 ποτήρια με τιμή 20 $ το καθένα. Με αυτόν τον τρόπο, θα πρέπει να πληρώσετε συνολικά 320 $ για 16 ποτήρια αντίστοιχα. Τώρα, σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε έναν πίνακα δεδομένων που θα σας δείχνει τις τιμές για διαφορετικές ποσότητες του ίδιου αντικειμένου, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
1: Ρυθμίστε τα δεδομένα ως εξής:
2: Στη συνέχεια, αντιγράψτε το αποτέλεσμα που υπάρχει στο B3 σε άλλο κελί
3: Καταγράψτε διαφορετικές ποσότητες αντικειμένων όπως φαίνεται παρακάτω:
4: Επιλέξτε το νέο φάσμα, κάντε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα, επιλέξτε Ανάλυση What-If από το Πρόβλεψη ομάδα. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Πίνακας δεδομένων επιλογή.
5: Από το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται παρακάτω, καθορίστε το κελί εισαγωγής στήλης. (Αυτό συμβαίνει επειδή οι νέες ποσότητες καθορίζονται σε στήλες)
6: Μόλις γίνει αυτό, θα δείτε όλες τις προκύπτουσες τιμές. Επιλέξτε όλα τα κελιά με τις τιμές εξόδου και καθορίστε το σύμβολο $ σε αυτά:
Πίνακας δεδομένων δύο μεταβλητών:
Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα μεταβλητών δεδομένων για τα ίδια δεδομένα που ελήφθησαν στο προηγούμενο παράδειγμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1: Αντιγράψτε το αποτέλεσμα που υπάρχει στο B3 σε κάποιο κελί και καθορίστε τις σειρές δοκιμής και τις τιμές στηλών όπως φαίνεται παρακάτω:
1: Επιλέξτε το εύρος, κάντε κλικ στο Δεδομένα αυτί
2: Επιλέξτε Ανάλυση What-If από την ομάδα Πρόβλεψη
3: Στο παράθυρο που εμφανίζεται, εισαγάγετε το κελί εισαγωγής γραμμής και στήλης όπως φαίνεται παρακάτω:
4: Μόλις κάνετε κλικ στο OK, θα δείτε το αποτέλεσμα για τον πλήρη πίνακα
5: Επιλέξτε όλα τα κελιά εξόδου και, στη συνέχεια, καθορίστε το σύμβολο $
Διαγράμματα
Τα γραφήματα παρέχουν γραφική αναπαράσταση στα δεδομένα σας. Αυτά τα διαγράμματα απεικονίζουν αριθμητικές τιμές με πολύ νόημα και κατανοητό τρόπο. Τα γραφήματα είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος του Excel και βελτιώθηκαν σημαντικά με κάθε νέα έκδοση του MS Excel. Υπάρχουν πολλοί τύποι γραφημάτων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όπως μπαρ, γραμμή, πίτα, περιοχή κ.λπ.
Αυτό το σεμινάριο Advanced Excel θα σας βοηθήσει να μάθετε πώς να δημιουργείτε γραφήματα στο Excel.
Δημιουργία γραφημάτων:
Για να εισαγάγετε ένα γράφημα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1: Προετοιμάστε τα δεδομένα γραφήματος
2: Επιλέξτε τα προετοιμασμένα δεδομένα, κάντε κλικ στο Εισαγωγή παρόν στην καρτέλα Κορδέλα
3: Από την ομάδα Χάρτες, επιλέξτε οποιοδήποτε διάγραμμα της επιλογής σας
Συγκεντρωτικοί πίνακες:
Προέχω Συγκεντρωτικοί πίνακες είναι στατιστικοί πίνακες που συμπυκνούν τα δεδομένα πινάκων με εκτεταμένες πληροφορίες. Αυτοί οι πίνακες σας βοηθούν να οπτικοποιήσετε τα δεδομένα σας με βάση οποιοδήποτε από τα πεδία που υπάρχουν στον πίνακα δεδομένων σας. Χρησιμοποιώντας Συγκεντρωτικούς Πίνακες, μπορείτε να οπτικοποιήσετε τα δεδομένα σας αλλάζοντας τις σειρές και τις στήλες των πεδίων, προσθέστε φίλτρα, ταξινομήστε τα δεδομένα σας κ.λπ.
Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων: Για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1: Επιλέξτε την οργή για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα
2: Κάντε κλικ στο Εισάγετε
3: Επιλέξτε Συγκεντρωτικό πίνακα από την ομάδα Πίνακες
4: Ελέγξτε εάν το συγκεκριμένο εύρος είναι σωστό
5: Επιλέξτε το μέρος όπου θέλετε να δημιουργήσετε τον πίνακα, δηλαδή Νέο φύλλο εργασίας ή το ίδιο
6: Το Excel θα δημιουργήσει έναν κενό Συγκεντρωτικό Πίνακα
7: Μεταφορά και απόθεση πεδίων που θέλετε να προσθέσετε για να προσαρμόσετε τον συγκεντρωτικό σας πίνακα
Θα δείτε ότι δημιουργείται ο παρακάτω πίνακας:
πρόγραμμα σειράς fibonacci στην Ιάβα
Για να μάθετε περισσότερα από ό, τι καλύπτεται σε αυτό το Advanced Excel Tutorial, Κάντε κλικ ΕΔΩ .
Συγκεντρωτικά διαγράμματα
Τα Συγκεντρωτικά Διαγράμματα του Excel είναι ενσωματωμένα εργαλεία οπτικοποίησης για Συγκεντρωτικούς πίνακες. Τα Pivot Charts μπορούν να δημιουργηθούν ως εξής
1: Δημιουργήστε τον συγκεντρωτικό πίνακα
2: Κάντε κλικ στο Εισάγετε αυτί
3: Επιλέξτε Συγκεντρωτικά διαγράμματα από το Διαγράμματα ομάδα
4: Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο που θα σας δείξει όλα τα διαθέσιμα Pivot Charts
5: Επιλέξτε οποιοδήποτε γράφημα τύπου και κάντε κλικ στο Εντάξει
Όπως μπορείτε να δείτε, δημιουργήθηκε ένα Συγκεντρωτικό Διάγραμμα για τον Συγκεντρωτικό Πίνακα.
Επικύρωση δεδομένων
Ένα από τα πιο σημαντικά θέματα αυτού του Advanced Excel Tutorial είναι η επικύρωση δεδομένων. Αυτή η δυνατότητα, όπως υποδηλώνει το όνομα, σας επιτρέπει να διαμορφώσετε τα κελιά των φύλλων εργασίας του Excel ώστε να δέχονται κάποιο συγκεκριμένο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε έναν συγκεκριμένο αριθμό κελιών στο φύλλο σας και θέλετε να δέχονται μόνο ημερομηνίες, μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων του Excel. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1: Επιλέξτε όλα τα κελιά στα οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε έναν συγκεκριμένο τύπο δεδομένων σε:
2: Κάντε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα παρούσα στο Ταινία
3: Από το Εργαλεία δεδομένων ομάδα, επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων
4: Θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο με τρεις επιλογές, δηλαδή Ρυθμίσεις, Μήνυμα εισαγωγής και Ειδοποίηση σφάλματος
- Οι ρυθμίσεις θα σας επιτρέψουν να επιλέξετε οποιονδήποτε τύπο δεδομένων που θέλετε να αποδεχθεί το επιλεγμένο εύρος
- Η ενότητα Εισαγωγή μηνύματος θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε ένα μήνυμα για τον χρήστη, δίνοντάς του ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με τα αποδεκτά δεδομένα
- Η ενότητα 'Μήνυμα σφάλματος' θα ενημερώσει τον χρήστη ότι έχει κάνει κάποιο λάθος στην παροχή της επιθυμητής εισόδου
Τώρα, εάν επιλέξετε οποιοδήποτε κελί στο επιλεγμένο εύρος, θα δείτε πρώτα ένα μήνυμα που ζητά από το χρήστη να εισαγάγει ολόκληρους αριθμούς μεγαλύτερους από 1.
Σε περίπτωση που ο χρήστης δεν το κάνει, θα δει ένα κατάλληλο μήνυμα σφάλματος όπως φαίνεται παρακάτω:
Φιλτράρισμα δεδομένων
Το φιλτράρισμα δεδομένων αναφέρεται στη λήψη συγκεκριμένων δεδομένων που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Εδώ είναι ο πίνακας που θα χρησιμοποιώ για να φιλτράρω τα δεδομένα:
Τώρα, σε περίπτωση που θέλετε να φιλτράρετε τα δεδομένα μόνο για τη Νέα Υόρκη, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τη στήλη Πόλη, κάντε κλικ στο Δεδομένα παρόν στην καρτέλα Ribbon. Στη συνέχεια, από το Ταξινόμηση & φίλτρο ομάδα, επιλέξτε Φίλτρο .
Μόλις γίνει αυτό, η στήλη Πόλη εμφανίζει μια αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει τα ονόματα όλων των πόλεων. Για να φιλτράρετε τα δεδομένα για τη Νέα Υόρκη, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα, καταργήστε την επιλογή του Επιλεγμένα όλα επιλογή και ελέγξτε Νέα Υόρκη και μετά κάντε κλικ στο Εντάξει . Θα δείτε τον ακόλουθο φιλτραρισμένο πίνακα:
Ομοίως, μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε πολλά φίλτρα επιλέγοντας απλώς το εύρος στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε το φίλτρο και, στη συνέχεια, επιλέγοντας την εντολή Φίλτρο.
Ταξινόμηση
Η ταξινόμηση δεδομένων στο Excel αναφέρεται στην τακτοποίηση των σειρών δεδομένων με βάση τα δεδομένα που υπάρχουν στις στήλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναδιατάξετε τα ονόματα από το A-Z ή να κανονίσετε αριθμούς από αύξουσες ή φθίνουσες παραγγελίες αντίστοιχα.
Για παράδειγμα, εξετάστε τον πίνακα που φαίνεται στο προηγούμενο παράδειγμα. Εάν θέλετε να αναδιατάξετε τα ονόματα των προμηθευτών από το Α, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
- Επιλέξτε όλο το κελί που θέλετε να ταξινομήσετε
- Κάντε κλικ στο Είδος παρόν στο Δεδομένα και θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου όπως φαίνεται παρακάτω:
- Εδώ, έχετε δύο επιλογές με βάση την επιθυμία σας να επεκτείνετε την επιλογή σας για τα πλήρη δεδομένα ή μόνο για την τρέχουσα επιλογή (επιλέγω τη 2η επιλογή)
- Μόλις γίνει αυτό, θα δείτε το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου:
- Εδώ, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες στήλες, να διαγράψετε στήλες, να αλλάξετε τη σειρά κ.λπ. Δεδομένου ότι θέλω να ταξινομήσω τη στήλη από το A-Z, θα κάνω κλικ στο Εντάξει .
Εδώ είναι το καπέλο που μοιάζει με το τραπέζι:
Ομοίως, μπορείτε να ταξινομήσετε τον πίνακα σας χρησιμοποιώντας πολλαπλά επίπεδα και παραγγελίες.
Διασταυρούμενη αναφορά στο MS Excel
Σε περίπτωση που θέλετε να αναζητήσετε δεδομένα σε πολλά φύλλα στο βιβλίο εργασίας σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Συνάρτηση VLOOKUP . Το VLOOKUP λειτουργία στο Excel χρησιμοποιείται για αναζήτησηκαι να παρουσιάσει τα απαιτούμενα δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα. Το V στο VLOOKUP αναφέρεται στο Vertical και εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, τα δεδομένα σας πρέπει να οργανώνονται κάθετα. Για μια λεπτομερή εξήγηση για το VLOOKUP, Κάντε κλικ ΕΔΩ .
Χρησιμοποιώντας το VLOOKUP για λήψη δεδομένων από πολλά φύλλα:
Για να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP για τη λήψη τιμών που υπάρχουν σε διαφορετικά φύλλα, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
Προετοιμάστε τα δεδομένα των φύλλων όπως φαίνεται:
Φύλλο3:
Φύλλο4:
Τώρα, για να ανακτήσετε τους μισθούς αυτών των υπαλλήλων από το φύλλο 4 στο φύλλο 3, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP ως εξής:
Μπορείτε να δείτε ότι έχουν επιλεγεί τόσο το φύλλο3 όσο και το φύλλο4. Όταν εκτελέσετε αυτήν την εντολή, θα λάβετε το ακόλουθο αποτέλεσμα:
Τώρα, για να ανακτήσετε τους μισθούς όλων των υπαλλήλων, απλώς αντιγράψτε τον τύπο όπως φαίνεται παρακάτω:
Μακροεντολές
Οι μακροεντολές είναι απαραίτητες για μάθηση στο Excel. Χρησιμοποιώντας αυτές τις μακροεντολές, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες που εκτελείτε τακτικά, απλώς καταγράφοντας τις ως μακροεντολές. Μια μακροεντολή στο Excel είναι βασικά μια ενέργεια ή ορίστε ενέργειες που μπορούν να εκτελούνται ξανά και ξανά αυτόματα.
Σε αυτό το Advanced MS Excel Tutorial, θα μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές.
Δημιουργία μακροεντολής:
Στο ακόλουθο παράδειγμα, έχω κάποιες πληροφορίες σχετικά με ένα κατάστημα και θα δημιουργήσω μια μακροεντολή για να δημιουργήσω ένα γράφημα δεδομένων για τις πωλήσεις των αντικειμένων μαζί με τα ποσά και τις ποσότητες τους.
- Αρχικά, δημιουργήστε τον πίνακα όπως φαίνεται παρακάτω:
- Τώρα, κάντε κλικ στο Θέα αυτί
- Κάντε κλικ στο Μακροεντολές και επιλέξτε Εγγραφή μακροεντολής επιλογή
- Εισαγάγετε κάποιο όνομα για τη μακροεντολή που πρόκειται να δημιουργήσετε στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται και αν θέλετε, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια συντόμευση για αυτήν τη μακροεντολή
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ΕΝΤΑΞΕΙ ( Μόλις γίνει αυτό, το Excel αρχίζει να καταγράφει τις ενέργειές σας)
- Επιλέξτε το πρώτο κελί κάτω από τη στήλη Ποσό
- Πληκτρολογήστε '= PRODUCT (B2, B3)' και πατήστε enter
- Εισαγάγετε ένα σύμβολο $ από την αρχική καρτέλα Αριθμοί ομάδας
- Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά
- Τώρα, κάντε κλικ στο Εισαγωγή και επιλέξτε οποιοδήποτε γράφημα προτιμάτε. Δείτε πώς φαίνεται το γράφημα για τον πίνακα που εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα:
- Μόλις ολοκληρωθούν οι ενέργειες, κάντε κλικ στο Προβολή και επιλέξτε Διακοπή εγγραφής επιλογή από Μακροεντολές
Όταν το κάνετε αυτό, θα καταγραφεί η μακροεντολή σας. Τώρα κάθε φορά που θέλετε να εκτελέσετε όλες αυτές τις ενέργειες, απλώς εκτελέστε τη μακροεντολή και θα μπορείτε να δείτε τις εξόδους ανάλογα. Επίσης, σημειώστε ότι κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στις τιμές που υπάρχουν στα κελιά, η μακροεντολή σας θα κάνει αλλαγές ανάλογα όταν την εκτελείτε και θα εμφανίζει αυτόματα τα ενημερωμένα αποτελέσματα.
Μετάφραση γλώσσας
Το Excel επιτρέπει στους χρήστες να μεταφράζουν τα δεδομένα σε διαφορετικές γλώσσες. Μπορεί να ανιχνεύσει αυτόματα τη γλώσσα που υπάρχει στα δεδομένα σας και στη συνέχεια να τη μετατρέψει σε οποιαδήποτε επιθυμητή γλώσσα που υπάρχει στη λίστα γλωσσών του Excel. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να πραγματοποιήσετε μετάφραση γλώσσας:
- Κάνε κλικ στο Ανασκόπηση αυτί
- Επιλέγω Μεταφράζω από Γλώσσα ομάδα
- Θα δείτε ένα παράθυρο μεταφραστή όπου μπορείτε είτε να αφήσετε το Excel να εντοπίσει τη γλώσσα που υπάρχει στο φύλλο είτε να δώσει συγκεκριμένη γλώσσα
- Στη συνέχεια, από το « Προς το Αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε οποιαδήποτε γλώσσα θέλετε να μετατρέψετε τα δεδομένα
Όπως μπορείτε να δείτε, το κείμενο που έχω μετατραπεί σε Χίντι.
Αυτό μας φέρνει στο τέλος αυτού του άρθρου σχετικά με το Advanced Excel Tutorial. Ελπίζω να είστε ξεκάθαροι με όλα όσα έχουν μοιραστεί μαζί σας. Βεβαιωθείτε ότι ασκείστε όσο το δυνατόν περισσότερο και επαναφέρετε την εμπειρία σας.
Έχετε μια ερώτηση για εμάς; Παρακαλώ αναφέρετέ το στην ενότητα σχολίων αυτού του ιστολογίου 'Advanced Excel Tutorial' και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας το συντομότερο δυνατό.
Για να αποκτήσετε σε βάθος γνώσεις σχετικά με οποιεσδήποτε τάσεις τεχνολογίας μαζί με τις διάφορες εφαρμογές της, μπορείτε να εγγραφείτε ζωντανά με υποστήριξη 24/7 και πρόσβαση σε όλη τη διάρκεια ζωής.